人与人打交道时，相互之间免不了要使用一定的称呼。不使用称呼，或者使用称呼不当，都是一种失礼的行为。所谓称呼，通常是指在日常交往应酬中，人们彼此之间所使用的称谓语。职员需要注意的是，选择正确、适当的称呼，不仅反映着自身的教养和对被称呼者尊重的程度，而且在一定程度上还体现着彼此双方之间关系的亲疏。从某种意义上讲，当一个人称呼另外一个人时，实际上意味着自己主动地对彼此之间的关系进行定位。
在公务交往中，一名职员要想对他人采用正确、适当的称呼，通常必须兼顾下述四项规则：一是必须符合常规；二是必须区分场合；三是必须考虑双方关系；四是必须坚持入乡随俗。与此同时，对于工作中的称呼、生活中的称呼、涉外交往中的称呼以及正式场合的忌称，均应有所区别。
一、工作中的称呼
在职场上，职员所采用的称呼理应正式、庄重而规范。它们大体上可分为下述四类。
1．职务性称呼
在工作中，以交往对象的行政职务相称，以示身份有别并表达敬意，是公务交往中最为常见的。在实践中，它具体又可分为如下三种情况：
一是仅称行政职务，例如， 董事长 、 总经理 、 主任 ，等等。它多用于熟人之间。
二是在行政职务前加上姓氏，例如， 谭董事 、 汪经理 、 李秘书 ，等等。它适用于一般场合。
三是在行政职务前加上姓名，例如， 王惟一董事长 、 滕树经理 、 林荫主任 ，等等。它多见于极为正式的场合。
2．职称性称呼
对于拥有中、高级技术职称者，可在工作中直接以此相称。如果在有必要强调对方的技术水准的场合，尤其需要这么做。通常，它亦可分为以下三种情况：
一是仅称技术职称，例如， 总工程师 、 会计师 ，等等。它适用于熟人之间。
二是在技术职称前加上姓氏，例如， 谢教授 、 严律师 ，等等。它多用于一般场合。
三是在技术职称前加上姓名，例如， 柳民伟研究员 、 何娟工程师 ，等等。它常见于十分正式的场合。
3．学衔性称呼
在一些有必要强调科技或知识含量的场合，可以学衔作为称呼，以示对对方学术水平的认可和对知识的强调。它大体上有下面四种情况：
一是仅称学衔，例如， 博士 。它多见于熟人之间。
二是在学衔前加上姓氏，例如， 侯博士 。它常用于一般性交往。
三是在学衔前加上姓名，例如， 侯钊博士 。它仅用于较为正式的场合。
四是在具体化的学衔之后加上姓名，即明确其学衔所属学科，例如， 经济学博士邹飞 、 工商管理硕士马月红 、 法学学士衣霞 ，等等。此种称呼显得最为郑重其事。
4．行业性称呼
在工作中，若不了解交往对象的具体职务、职称、学衔，有时不妨直接以其所在行业的职业性称呼或约定俗成的称呼相称。它多分为下述两种情况：
一是以其职业性称呼相称。在一般情况下，常以交往对象的职业称呼对方。例如，可以称教员为 老师 ，称医生为 大夫 ，称驾驶员为 司机 ，称警察为 警官 ，等等。此类称呼前，一般均可加上姓氏或姓名。
二是以其约定俗成的称呼相称。例如，对公司、服务行业的从业人员，人们一般习惯于按其性别不同，分别称之为 小姐 或 先生 。在这类称呼前，亦可冠以姓氏或姓名。
二、生活中的称呼
在日常生活中所使用的称呼应当亲切、自然、合理，一方面不可肆意而为，另一方面又不能煞有介事，不然都会弄巧成拙。职员在生活中所常用的称呼，大致上有以下三类。
1．对亲属的称呼
对亲属的称呼，早已约定俗成。其关键是要使用准确，切忌乱用。不过，有时为表示亲切，也不一定非得符合标准。例如：儿子对岳父、岳母，儿媳对公公、婆婆，均可称为 爸爸 、 妈妈 ，以示自己与对方 不见外 。
2．对朋友、熟人的称呼
称呼朋友、熟人时，既要亲切、友善，又要不失敬意。大体上应区分下列三种情况：
一是敬称。对于有地位、有身份的朋友、熟人或长辈，通常应当采用必要的敬称。
对长辈或有地位、有身份者，大都可以称之为 先生 。其前，有时亦可加上姓氏。例如， 吴先生 。
对科技界、教育界、文艺界人士，以及其他在某一领域有一定成就者，往往可称之为 老师 。同样，在其前面也可以加上姓氏。例如， 郗老师 。
对同行中的前辈或社会上的德高望重者，通常可称之为 公 或 老 。具体做法是在其称呼前加上对方的姓氏。例如， 杨公 、 夏老 。
二是近亲性称呼。对邻里、至交，有时亦可采用 大爷 、 大妈 、 大叔 、 阿姨 等类似的称呼。它往往会给人以亲切、信任之感。此类称呼前，还可以加上姓氏。例如， 许叔叔 、 马大姐 、 于阿姨 等。
三是姓名性称呼。在平辈人之间或长辈称呼晚辈时，朋友、熟人可以直接称呼对方姓名。例如， 卫理 、 唐芳 、 刘微 ，但晚辈却不宜如此称呼长辈。
有时，朋友、熟人还可只呼其姓而不称其名，仅在前冠以 老 、 大 、 小 。具体做法是：对年长于己者或平辈称 老 、称 大 ，对年幼于己者或晚辈称 小 。例如， 老高 、 小陈 。
对关系较为密切的同性或晚辈，朋友、熟人之间还可以直呼其名而不称其姓，例如， 之怡 、 志强 、 一萍 ，等等。但对异性却一般不宜如此称呼。
3．普通性称呼
在日常交往中，对仅有一面之交、关系普通的交往对象，可酌情使用下述几种称呼：
一是以其职务、职称或学衔相称。
二是以其行业性称呼相称。
三是以约定俗成的 泛尊称 相称。例如， 同志 、 小姐 、 夫人 、 女士 、 先生 ，等等。
四是以当时所在地流行的称呼相称。
三、涉外交往中的称呼
由于国情、文化、习俗与宗教等方面的差异，在对外交往中所宜采用的称呼，往往与国内交往中常用的称呼有所不同。对此，每一位有可能参与对外交往的职员均应引起重视。在一般性的涉外交往中，根据交往对象的职业或其他属性的不同，对对方的称呼应有所区别。
1．商界人士
需要称呼商界人士时，通常均应称呼对方为 小姐 、 女士 或 先生 。有时，可以同时加上对方的姓氏或姓名。例如， 玛丽小姐 、 比尔·盖茨先生 ，等等。在许多国家，人们并不习惯于称呼交往对象的行政职务。
2．政界人士
与政界人士打交道时，一般亦可以 小姐 、 女士 或 先生 相称。此外，还有两种方式可行：
一是称呼行政职务。有时，还可同时加上 小姐 、 女士 或 先生 等称呼。例如， 市长先生 。
二是称呼职务较高者为 阁下 。在多数情况下， 阁下 这一称呼，可与职务及 小姐 、 女士 、 先生 等称呼同时使用。例如， 总理先生阁下 、 大使阁下 等。但在美国、德国、墨西哥等国，却并无 阁下 之称。
3．军界人士
在国外，人们称呼军界人士时，大都习惯于只称呼其军衔，而不称呼其职务。其基本方式有四种：
一是只称呼军衔。例如， 将军 、 中校 、 少尉 ，等等。
二是在军衔之后加上 先生 。例如， 少校先生 、 上尉先生 ，等等。
三是在军衔之前加上姓氏。例如， 朱可夫元帅 、 史密斯将军 ，等等。
四是军衔与姓氏、 先生 一起相称。例如， 布莱德雷上将先生 ，此种全称最为正规。
4．宗教界人士
对宗教界人士，一般只宜称呼其神职。具体方式大致上有三种：
一是仅称其神职。例如， 牧师 、 阿訇 、 大主教 ，等等。
二是神职加上姓氏。例如， 谢尔盖神父 。
三是神职加上 先生 。例如， 传教士先生 。
5．教育界、科技界、卫生界、司法界人士
在称呼此类人士时，一般应以其职称、学衔为主要内容。其惯用方式主要有四种：
一是直接称呼其职称或学衔。例如， 教授 、 工程师 、 研究员 、 医生 、 法官 、 律师 ，等等。
二是在其职称或学衔前加上姓氏。例如， 蒙代尔教授 、 米罗大律师 ，等等。
三是在其职称或学衔后加上 先生 、 小姐 之类的称呼。例如， 法官先生 、 博士小姐 ，等等。
四是在其职称或学衔前后同时加上姓氏及 先生 或 小姐 。例如， 里奈博士先生 。
6．服务业人士
称呼服务行业的从业人员时，一般有下述两种常用方式：
一是称呼对方为 小姐 或 先生 。倘若了解对方的姓氏，有时亦可一并相称。
二是称呼对方为 服务生 。此种称呼，在饭店、餐馆、歌厅、商店大都可以使用。
7．社交界人士
在一切社交场合， 小姐 、 女士 、 先生 等称呼均最为适用。在一些国家里，称呼妇女时必须谨慎：已婚者应称之为 夫人 ，未婚者应称之为 小姐 ，而 女士 则多在不知其婚否时使用。在大多数情况下， 小姐 、 夫人 、 女士 、 先生 均可与姓氏或姓名一并称呼。与姓氏合称，适用于一般场所。与姓名合称，则显得非常正式。
8．王公贵族
称呼来自君主制国家的王公贵族时，必须采用其规范性称呼。
对国王、王后，一般应称为 陛下 。
对王子、公主及国王的兄妹，通常应称为 殿下 。
对拥有爵位、封号者，则必须直接以其爵位、封号相称。例如， 大公 、 勋爵 、 爵士 ，等等。
对国君之母，应称之为 王太后 或 太后 。
有时，可在王公贵族的头衔之前加上其姓氏或姓名相称。在某些国家，拥有爵位的贵族亦可被称为 阁下 或 先生 。
9．社会主义国家或兄弟党人士
对这类人士，一般可以称之为 同志 。 同志 这一称呼，大都可与姓氏或姓名构成合称。例如， 卡斯特罗同志 、 金正日同志 等。需要注意的是， 同志 这一称呼不宜滥用。
四、正式场合的忌称
在公务交往中，有一些称呼是职员所忌讳使用的。它们的共同之处是：失敬于被称呼者。这类忌称主要有下述五种。
1．错误性的称呼
它们均是称呼者粗心大意、用心不专所致。常见的有两种情况：
一是误读。其原因在于不认识被称呼者的姓名，或者念错了对方的姓名。我国人名中的一些姓氏，例如， 翟 、 冮 、 郇 、 眭 等，就很容易被人误读。
二是误会。在此，它是指对被称呼者的职务、职称、学衔、辈分、婚否做出了错误的判断。例如，把一名未婚妇女称做 夫人 ，显然就属于重大的失误。
2．不适当的称呼
有一些称呼如果在正式场合使用，均为不适当的称呼。此类称呼主要有以下几种：
一是替代性的称呼。在正式场合，若以 下一个 、 12号 等替代性称呼去称呼他人，亦为不适当的做法。
二是跨行业的称呼。学生喜欢互称 同学 ，军人往往互称 战友 ，工人可以互称 师傅 ，专业造诣高者可称之为 大师 。但此种行业性极强的称呼一旦被用来称呼 界外 之人，通常则会给人以不伦不类之感。
三是不恰当的简称。某些同事之间使用的非正式的简称，例如，把 范局长 简称为 范局 ，把 沙司长 简称为 沙司 ，把 周校长 简称为 周校 ，均不可使用于正式场合。
另外，与他人打交道时，不使用任何称呼，也是极不礼貌的表现。
3．不通行的称呼
有一些称呼，仅仅适用于某一地区，或者仅仅适用于国内。一旦它超出一定范围，就有可能产生歧义。此类非通行称呼主要有两种：
一是仅适用于某一地区。北京人称别人为 师傅 ，山东人则习惯于称呼别人为 伙计 ，这类地区称呼在其他地区往往难以 畅行无阻 。
二是仅仅适用于国内。一些中国人常用的称呼，例如， 同志 、 爱人 等，绝对不宜用于称呼一般的外国人。
4．庸俗性的称呼
在公务交往中，一些庸俗而档次不高的称呼，绝对不宜使用。动辄对他人以 朋友 、 兄弟 、 死党 、 哥们儿 、 姐们儿 相称，往往只会贬低自己的身份。
应当指出的是，在正式场合，不论对外人还是自己人，最好都不要称兄道弟。要是张口闭口 张哥 、 李姐 、 王叔 ，不仅不会使人感到亲切，反而会让别人觉得称呼者的格调不高。
5．绰号性的称呼
在一般情况下，一名有教养的职员绝对不可擅自以绰号性称呼去称呼别人。不论自己为别人起绰号，还是道听途说而来的绰号，都不宜使用。一些对他人具有侮辱性质的绰号，则更是应被禁止使用的。